Herramientas como la gamificación y Teams ha permitido a más de 5.000 usuarios estar motivados y que aceleren la colaboración digital

Entre los retos de futuro, Santillana observa que este impulso de transformación digital durante la crisis de la COVID-19 acelerará la colaboración online

La editorial Santillana, líder en el sector de la enseñanza en todo el mundo con más de 2,5 millones de alumnos digitales en 20 países, ha seguido durante el confinamiento su proceso de transición digital interna, iniciado hace años, para implementar más metodologías activas e innovadoras en la comunicación de sus equipos de trabajo.

Según Miguel Gil, del equipo de TI Global de Santillana, el anuncio de Microsoft de la inminente desaparición de Skype y la substitución de éste por Teams, les hizo buscar formas de implementar la nueva herramienta para que tuviera un uso generalizado.

Necesitaban velocidad en esta adopción, e introducir la gamificación ha sido "la clave para lograrlo en un tiempo récord", asegura Gil. Esta sinergia ha conseguido que Santillana haya pasado de tener menos del 5% de sus equipos usando Teams, a que lo usen a diario el 70% de sus empleados, más de 5.000 usuarios en todo el mundo, incluida la alta dirección de la compañía.

El proceso de digitalización interna arrancó en Santillana en el año 2000 y la introducción de Microsoft O365 en 2014 fue el detonante del cambio. "Tener toda esa infraestructura ya lista ha sido lo que nos ha permitido #QuedarnosEnCasa cuando comenzó la crisis de la covid-19. En pocos días conseguimos que 4.000 empleados y más 1.500 colaboradores de 22 países se pusieran a teletrabajar. El proceso de digitalización, adquisición y desarrollo de software específico y licencias contó en todo momento con el apoyo de la alta dirección y la respuesta asertiva del conjunto de personal", explica Gil.

En el caso de Santillana el "˜juego"™ que utilizaron fue TeamsChamp, una app creada por la consultora tecnológica ENCAMINA, que asigna puntos a los usuarios según el uso que hacen de las herramientas de Microsoft 365 y los va ubicando en un ranking, al tiempo que da tips y buenas prácticas para mejorar el uso y la adopción de dichas herramientas. "En el ámbito empresarial, la gamificación permite que a través del juego se estimule la competitividad y la colaboración, así como mejorar los resultados, absorber mejor algunos conocimientos y habilidades. Jugar es divertido, y la diversión es un ingrediente poderoso de la motivación y el aprendizaje, sobre todo en procesos que pueden resistirse, como la adopción de una nueva tecnología", explica Pilar Ramírez, una de las responsables de coordinar la gamificación desde ENCAMINA.

La primera en detectar que la gamificación era lo que Santillana necesitaba para acelerar la adopción de las nuevas herramientas, fue la consultora tecnológica Insight, una de las empresas con las que trabaja habitualmente Santillana. 

"Normalmente el nivel de exigencia que tienen nuestros clientes es muy alto, y ese es el caso de Santillana. Si en alguna ocasión tenemos que ofrecer algún servicio que no está en nuestro offering, recurrimos a otros partners de Microsoft y así lo hicimos con ENCAMINA. Nosotros ya conocíamos su solución TeamsChamp, y ya habíamos trabajado anteriormente con ellos, por lo que sabíamos que nos íbamos a sentir muy cómodos, y así ha sido. En este caso, todos los partnes, incluido Microsoft, hemos puesto nuestro granito de arena" asegura Ignacio Torralba, Solution Sales Specialist en Insight.

Actualmente Santillana es pionera en plataformas educativas y contenidos digitales, por eso, entre los retos de futuro Santillana observa que este impulso de transformación digital conllevará una nueva forma de aprender. "Hace más de 20 años que se crearon las primeras plataformas digitales y actualmente lideramos el sector con nuestros sistemas educativos UNO y Compartir. Vendemos más de 93 millones de libros en papel, más de las ¾ partes de la cifra de negocio. Pero estamos prepararnos para que se implanten masivamente las plataformas digitales educativas", apunta Miguel Gil.

En conclusión, Santillana cuenta con todos los elementos tecnológicos que le permiten afirmar que son "la editorial más preparada para la educación digital del sector a nivel global."