Cafeterías, zonas de estar o espacios lúdicos han sustituido a los tradicionales cubículos y salas de reuniones, en un intento por ofrecer lugares más relajados para los trabajadores.

Un estudio de Steelcase explica los motivos por los que estos espacios no han logrado su objetivo y cómo deberían plantearse para ser productivos.

Para los expertos en consultoría y diseño de espacios de Steelcase la solución pasa por aplicar lo que denominan “Office Remix”, una nueva tendencia que combina productividad e interacción social de los trabajadores.

El diseño y organización de espacios de trabajo busca crear lugares que, satisfaciendo las necesidades de los trabajadores, ayuden a mejorar la productividad y fomenten la inspiración. Recientemente, y conforme la tecnología ha ido evolucionando, las personas se han vuelto más móviles, lo que ha provocado que los espacios en los que trabajan sean cada vez más diversos e informales.

Esta tendencia, inspirada en las empresas de Silicon Valley y startups tecnológicas, ha derivado en oficinas que incluyen sofás, mesas de comedor e incluso camareros o baristas, con el fin de construir zonas compartidas que en última instancia han reducido el espacio dedicado a los puestos de trabajo al uso.

Ahora bien, los últimos estudios sobre oficinas muestran que muchos de estos nuevos y mejorados espacios están vacíos porque los trabajadores no los utilizan. El motivo es sencillo: las personas no eligen mobiliario como sillones de diseño o “pufs” para trabajar con tanta frecuencia como las mesas y sillas de trabajo, que terminan resultando más útiles.

Y es que, de acuerdo con el estudio realizado por Steelcase, la gente admite que acude al trabajo para hacer sus tareas, y no para jugar. Así, aunque es positivo incluir ciertos lugares en los que relajarse, éstos deben destinarse precisamente a esto, ya que el mobiliario diseñado para ver la televisión, relajarse leyendo un libro o para planes de ocio no es el mismo que el que se necesita para trabajar con ordenadores, realizar reuniones o colaborar con compañeros. Todo esto deriva en que zonas que se han creado con la intención de ampliar la creatividad y la colaboración pueden estar inhibiéndola.

Como solución, las empresas que quieran crear oficinas agradables pero productivas, deben ser capaces de proporcionar a los trabajadores una mezcla de espacios diversos que apoyen las distintas formas y estilos de trabajo, desde una reunión informal a zonas que permitan la total concentración, pasando por salas para brainstorms o reuniones con clientes. Esto requerirá de un enfoque completamente distinto, y que desde Steelcase han bautizado como “Office Remix”. Entre otros, esta tendencia busca que todas las áreas de una oficina contribuyan a la colaboración, mediante espacios compartidos que no se limiten a la interacción social de los trabajadores sino que permitan realizar actividades muy diversas.

“Lo principal es entender qué necesitan las empresas para transmitir su cultura y alcanzar sus objetivos. El espacio de trabajo puede ser un lugar relajante e inspirador donde las personas se vayan al final del día con una sensación de realización y sentido de comunidad” afirma Alejandro Pociña, presidente de Steelcase Iberia. “En este sentido, debemos diseñar los espacios de manera intencionada para que tanto individuos como equipos puedan trabajar de forma más productiva independientemente de lo que estén haciendo” concluye.  

Cómo diseñar espacios informales productivos

Cuando se trata de diseñar espacios compartidos es importante pensar en la forma en que éstos darán soporte a las distintas modalidades de trabajo (concentración, social, colaborativo, de aprendizaje y renovador) y en cómo contribuirán a que las personas sean productivas. Los trabajadores llevan a cabo distintas tareas y actividades a lo largo del día y ningún espacio está pensado para poder dar soporte a todas ellas.

Para cumplir este objetivo de ofrecer espacios que promuevan la productividad es necesario tener en cuenta cuatro conceptos que deben estar presentes en todo espacio informal:

La postura, a través de la que se pretende crear espacios que fomenten posturas corporales adecuadas con mobiliario adaptado a diferentes tipos de trabajo.

La privacidad, para que los trabajadores puedan sentirse seguros y contar con el nivel de privacidad adecuado según el tipo de trabajo.

La proximidad para acceder a servicios que contribuyan a favorecer la renovación y la interacción social;

La personalidad, como forma en la que las organizaciones ponen su sello en los espacios y comunican su marca y cultura.

Siguiendo estos cuatro puntos es posible lograr un espacio informal que realmente resulte productivo, al tener en cuenta las necesidades de los trabajadores, pero también, los requisitos fundamentales para poder realizar adecuadamente su trabajo.

Las 6 claves para el diseño de espacios informales productivos

Junto con los cuatro conceptos sobre el diseño de espacios hay que incluir seis claves que cierran las ideas básicas sobre cómo construirlos:

·         Servicios orientados al trabajo, similares a los que podrían encontrarse en el puesto principal.

·         Superficies diseñadas para trabajar y dar soporte, en las que puedan dejarse las pertenencias y que permitan dar las mayores facilidades a la hora de realizar las tareas.

·         Acceso a energía, como tomas de corriente, para poder trabajar sin interrupciones de manera prolongada, detectando previamente que las instalaciones lo permiten.

·         Privacidad, tanto territorial como visual y acústica.  

·         Permiso, centrado en poder ajustar adecuadamente un espacio a las necesidades.

·         Un contexto adecuado, en el que los espacios compartidos estén cerca de las zonas de trabajo y de los compañeros para que puedan utilizarse en el momento en que sea necesario de manera rápida y sencilla.