La gestión de las salas de reuniones desempeña un papel crucial dentro cualquier organización empresarial que aspira a acrecentar al máximo su productividad, debido a que facilita una plataforma ideal para fomentar la comunicación, compartir ideas, diseñar estrategias y alinear al equipo de trabajo en función de los objetivos planteados.

La coordinación de este proceso suele ser complicada por algunos inconvenientes frecuentes, como la falta de espacio físico, lugares que no están disponibles o tienen una reserva doble o están reservados, pero vacíos y no cuentan con el equipamiento necesario, entre otras cosas.

Todas estas cuestiones plantean la necesidad de implementar un sistema que mejore la experiencia en los workplaces, tanto de los empleados como de los responsables de departamentos y mandos directivos.

En este marco, Hybo emerge con una plataforma centralizada que permite simplificar la gestión y reserva de la sala de reuniones.

Una herramienta “todo en uno” para gestionar las reuniones corporativas

Hybo beneficia a los procesos empresariales a través de una solución tecnológica centralizada que integra a una aplicación móvil y un portal web, con el fin de garantizar una gestión óptima de la sala de reuniones y evitar los pedidos infructuosos de alguna sala por mail o metodologías insuficientes como los papeles en la pizarra o pared.

El sistema permite ejecutar las reservas de salas (simples o recurrentes) de una manera sencilla, rápida y flexible, en función de las necesidades y preferencias de los usuarios. El empleado solo debe acceder a su perfil, visualizar el espacio disponible dentro del mapa y en el calendario adjunto puede programar en tiempo real tanto las fechas como las horas de ocupación.

La aplicación software, una vez realizada la reserva, se encarga de avisar instantáneamente a los invitados y de ofrecer toda la información relacionada con la reunión. Incluso, la prestación es personalizada e intuitiva porque Hybo libera los espacios sin usar, monitoriza en tiempo real aquellos que están ocupados y propone salas compatibles con los requerimientos de los participantes.

La plataforma también incluye la posibilidad de verificar si el espacio presenta el equipo y los elementos necesarios para desarrollar una reunión (equipo de sonido, pantalla, ordenador, impresora, proyectores integrados); además de la oportunidad de reservar las salas inteligentes de Hybo con una domótica incorporada para control de la iluminación, persianas, climatización y humedad.

Más beneficios que aporta Hybo a los workplaces

El software de Hybo permite que los usuarios puedan acceder a reportes asociados a la ocupación de salas de reuniones, según días, horas o empleados, al igual que a distintas posibilidades de check-in con NFC, Beacons, wifi y QR en los espacios reservados.

Del mismo modo, el sistema ofrece una integración con herramientas para videoconferencias o reuniones en línea como Meet meeting, Zoom meetings, Webex meetings. A su vez, añade otras soluciones adicionales que mejoran la autonomía del equipo de trabajo como la incorporación con Outlook o Gcalendar y la oportunidad de ejecutar reservas desde la tablet.

Hybo, en conclusión, desarrolla soluciones tecnológicas orientadas a mejorar la productividad, gestión y motivación en los lugares de trabajo.