Los sistemas inteligentes de gestión de plantilla reducen el impacto de imprevistos como la pandemia en la industria del Retail al facilitar horarios de trabajo flexibles, adaptados a las necesidades personales y del negocio.

Zebra Technologies Corporation, empresa innovadora con soluciones y socios que permiten a los negocios mejorar su rendimiento, pone el foco en la industria del Retail, que ha experimentado cambios drásticos en el último año. Con la pandemia creando una barrera entre clientes y tiendas físicas, el comercio electrónico aumentó un 44% en 2020, una cifra enorme. Esto no hace más que acelerar una tendencia que existe desde hace años, en la que los clientes del comercio minorista han ido migrando cada vez más hacia los canales online o hacia una combinación de Internet y establecimientos físicos, como la compra online y recogida en tienda (BOPIS) o recogida fuera de tienda (curbside pickup).

“Este cambio ejerce una enorme presión sobre los almacenes y los centros de distribución (DC), especialmente sobre los empleados de primera línea que deben gestionar un número de pedidos en aumento”, afirma David Lancefield, director de Ventas de Soluciones de Software de Zebra Technologies para EMEA. “Para compensar, los operadores de almacenes han contratado un número récord de trabajadores en los últimos meses. En septiembre de 2020 se contrataron 1,25 millones de trabajadores en el sector de almacenes y depósitos, más que en cualquier otro periodo de los últimos 10 años”.

Aunque hayan visto satisfecha su demanda de empleados, los operadores de almacenes y centros de distribución siguen enfrentándose a numerosos retos, como por ejemplo:

Adaptación: Las nuevas contrataciones requieren un tiempo considerable de formación y necesitan trabajar junto a empleados con experiencia que puedan ayudar con preguntas y problemas.

La demanda de los clientes: Las fluctuaciones en el tráfico del e-commerce, ya sea debido a futuros impactos pandémicos u otros factores inesperados, pueden ser difíciles de valorar en los procesos de previsión y programación de la mano de obra. Como resultado, los almacenes pueden quedarse sin personal o con una plantilla sobredimensionada.

Mejores prácticas para la gestión de la mano de obra: Los procesos manuales de programación pueden ser inexactos. Además, llevan a los jefes de almacén a emplear demasiadas horas modificando horarios en lugar de formar y ayudar a los nuevos empleados.

Ni siquiera los gestores más experimentados tienen visibilidad de todas las variables que afectan a la plantilla que necesita un almacén en un momento dado. Y los aspectos en los que sí tienen visibilidad, como las preferencias y habilidades de los empleados, pueden ser difíciles de seguir día a día, especialmente cuando se gestiona un gran número de trabajadores. Sin un sistema inteligente que haga gran parte de este trabajo, ni siquiera una fuerte inversión en la contratación de nuevos empleados aliviará la tensión de las presiones actuales del sector.

Muchos de estos retos pueden resolverse con un sistema inteligente de gestión de personal que automatice los procesos de optimización de la mano de obra y proporcione una solución completa para racionalizar los presupuestos, las previsiones y los calendarios de trabajo. Estas soluciones pueden detectar rápidamente los cambios en los patrones de datos y crear los modelos de previsión más adecuados para tener en cuenta la carga de trabajo del almacén, las preferencias de los empleados, las normas de igualdad corporativa, las regulaciones laborales y mucho más. Esto garantiza que los almacenes dispongan de previsiones y programas de trabajo más precisos durante los periodos de aumento de la demanda u otras interrupciones. Este ahorro de tiempo sirve para que los directores lo dediquen a formar a los empleados de primera línea recién contratados, lo que ayuda a que se sientan más involucrados en el negocio desde el primer momento y mejore la productividad.

Mejorar la productividad

A continuación, se indican algunas de las formas en que los sistemas inteligentes de previsión y programación de la mano de obra pueden ayudar a mejorar la ejecución y la productividad:

Responder a los rápidos cambios en la carga de trabajo del almacén  

El volumen de las transacciones de comercio electrónico seguirá cambiando de forma salvaje en los próximos meses y años. Ya sea debido a cambios derivados de la pandemia o de nuevas tendencias y métodos de compra, es fundamental que los almacenes puedan adaptarse rápidamente y dotarse de personal en respuesta a las presiones externas y a la demanda de los clientes.

Una solución inteligente puede detectar cuándo se producen estos cambios y proporcionar recomendaciones específicas sobre cuándo y dónde modificar la dotación de personal en cada ubicación. A su vez, siempre debería haber suficientes empleados de primera línea programados para gestionar todos los pedidos que lleguen, lo que genera confianza tanto entre los gerentes de las tiendas como en los clientes de que recibirán sus productos en el momento oportuno.

2. Mejorar el compromiso y la moral de los empleados

La pandemia cambió por completo las responsabilidades de los empleados de primera línea. Muchos de ellos tenían hijos que estaban en colegios que utilizaban la enseñanza híbrida o a distancia, así como familiares ancianos o discapacitados que necesitaban asistencia debido a factores de alto riesgo. Todo esto cambió drásticamente el modo de trabajar en los almacenes, y muchos trabajadores cambiaron sus horarios para adaptarse a estas nuevas responsabilidades personales. A medida que avanza la vacunación, muchos trabajadores seguirán necesitando horarios flexibles para continuar siendo productivos durante sus turnos.

Al automatizar la programación de la mano de obra y optimizar los horarios, los responsables de almacenes y centros de distribución pueden asegurarse de que sus empleados tienen los horarios que mejor les convienen, lo que, a su vez, les ayuda a dar lo mejor de sí mismos cuando van a trabajar. Gracias a una mejor previsión, los empleados obtienen horarios justos y equitativos y no se ven expuestos a cambios de última hora, todo lo cual ayuda a mejorar la motivación y a reducir la rotación.

Aspectos clave

La disrupción es la norma en la industria del Retail. Aunque 2020 fue un año único, seguramente habrá más desafíos en el futuro. El aprovechamiento de los sistemas inteligentes de gestión de la mano de obra puede reducir el impacto de futuros imprevistos al facilitar la creación de programas de trabajo precisos. De este modo, los directores de almacén pueden mejorar la ejecución, aumentar la motivación de los empleados y mantener las operaciones de sin problemas a medida que la oferta, la demanda y la disponibilidad de mano de obra fluctúan.