Los clientes de esta empresa madrileña contarán con un gestor documental online, integración de ERP y diversidad de soluciones para la transformación digital de su negocio
Safety Doc, especialista madrileño en expurgo de documentos, se ha asociado con la Fundación Juan XXIII para el desarrollo y lanzamiento de un servicio de digitalización de documentos empresariales, pionero por su calidad profesional, su valor inclusivo y su diversidad de funciones y prestaciones.
Anunciado el pasado 21 de abril, esta solución creada por Safety Doc en colaboración con la Fundación Juan XXIII facilitará a las empresas una completa gestión, control y trazabilidad de su información documental. Con este servicio integral, los clientes pueden externalizar archivos físicos, con independencia de su tipología, satisfaciendo desde el traslado hasta la custodia de los mismos. Permite asimismo digitalizar documentos de cualquier clase, agilizando su acceso y gestión telemática por medio de servicios de hosting.
Safety Doc también posibilita, a través de este servicio de digitalización de documentos empresariales, el préstamo de archivos y su envío físico o digital a cualquier lugar de la Península. Igualmente se facilita el control de caducidad y el expurgo de papeles y documentos confidenciales.
Según los profesionales de Safety Doc, una de las mayores fortalezas del servicio es la "disponibilidad de la información desde cualquier lugar a través de un gestor documental online con conexiones seguras".
Necesidad creciente para las empresas es, por otra parte, la integración del ERP (Enterprise Resource Planning), disponible en esta solución de Safety Doc, que contribuye a acelerar la búsqueda y restablecimiento de cualquier pieza de información. La facturación certificada, la homologación de proveedores y la disponibilidad de una firma electrónica completan esta suite, diseñada para negocios que persiguen una transformación digital eficaz, segura y profesional.
Crece la demanda de digitalización outsourcing de documentos corporativos
8 de cada 10 empresas reconocen estar inmersas en un proceso de transformación digital, según un reporte de Altimeter Group. Este ‘salto’ tecnológico depende en gran medida del correcto traspaso de la documentación física a formatos accesibles desde sistemas computacionales, un proceso crítico que no todas las empresas pueden asumir y que cada vez más deciden externalizar.
El servicio desarrollado por Safety Doc y la Fundación Juan XXIII responde a esta demanda de servicios de digitalización documental, creciente en España y el resto de Europa, por la diversidad de beneficios que brinda a nivel administrativo y productivo.
El volumen de información y datos que determinadas empresas acumulan en formato físico es negativo y contraproducente, pues además de ocupar un espacio valioso, dificultan su consulta y aprovechamiento, aumentando el riesgo de sufrir pérdidas.
La digitalización documental reduce el tiempo dedicado a su gestión. Los archivadores online incorporan herramientas (buscadores internos, etiquetas, etcétera) que facilitan la búsqueda precisa, redundando en una mayor productividad. Por otra parte, digitalizar grandes masas de información abre una puerta al Big Data y a las TICs, esenciales en el futuro empresarial.
La seguridad de la información también sale reforzada de la digitalización. Por su vulnerabilidad, el soporte en papel está sometido a distintas amenazas (sustracción, pérdida, incendio) que se suman al deterioro natural del paso del tiempo. Los archivos informáticos, en cambio, gozan de una mayor protección gracias a la regularidad de los backups y a la ubicuidad del almacenamiento en la nube.
La alianza entre Safety Doc y Fundación Juan XXIII es también una invitación a la sostenibilidad y la inclusión social. "Con la contratación de este servicio —explican los profesionales de Safety Doc— contribuyes a la inclusión sociolaboral de las personas con discapacidad, a la vez que te ayuda al cumplimiento de Ley General de Discapacidad". Y además de satisfacer las necesidades de empresas y clientes, "nos preocupamos por el cuidado del medio ambiente".
