Grupo Natural Optics es uno de los principales referentes a nivel Español de central de compras para el sector óptico agrupando a 700 puntos de venta y con un sell out global de 65 millones de euros. Grupo Natural Optics ha sido la primera central de compras de España de óptica en incorporar un sistema totalmente digitalizado de contratación de sus servicios con sus puntos de venta asociados

En su apuesta por la innovación y digitalización ha desarrollado un completo sistema online de contratación online así como una significativa mejora en la atención de la red comercial para sus clientes.

Hasta este proceso de digitalización los clientes tenían que firmar de forma presencial los contratos tanto de alta como de mejora de sus servicios. El proceso se convertía en una tarea totalmente manual y tediosa con los inconvenientes clásicos de un proceso manual:

- Falta de trazabilidad.

- Lentitud en la consolidación de los datos y procesos.

- Pérdida de la gestión de los datos.

- Incapacidad de actualizar los contratos en tiempo real.

- Sobrecostes de la red comercial.

- Sobrecostes operativos.

Para el desarrollo del nuevo sistema de gestión de contratos se pasó por diferentes etapas.

El primer paso fue digitalizar todos los contratos de los clientes. Con Docxpresso el sistema es relativamente ágil ya que se pueden utilizar directamente los documentos de Word existentes. Docxpresso importa estos documentos y, utilizando un sistema de etiquetado, se pueden generar variables en los documentos donde el usuario puede introducir datos, se pueden utilizar datos provenientes de bases de datos existentes y se pueden validar estos datos en tiempo real evitando errores antes de la firma.

Igualmente se pueden generar reglas de negocio que permitan crear contratos dinámicos. Un documento puede incluir cláusulas adicionales en base a parámetros de importe del contrato, fecha de firma o número de personas involucradas en el mismo.

Una vez terminado el proceso de confección del contrato, este se firmará digitalmente con la solución de contratación electrónica Click&Sign de Lleida. net, que a su vez, actua como tercero de confianza y garantiza que las firmas online sean procesos totalmente consolidados y que cuenten con todas las garantías legales para ser utilizadas tanto por empresas con empresas, como empresas con clientes finales.

A día de hoy no hay ningún tipo de proceso que no se pueda digitalizar totalmente para agilizar las altas, modificaciones y bajas de clientes.

Una vez el contrato se ha finalizado, es esencial que los datos se puedan tratar de una forma digital y se puedan procesar y analizar en tiempo real. El sistema que ofrece Docxpresso permite que todos los datos capturados en el contrato viajen a los sistemas de Natural Optics y se puedan procesar en tiempo real y sirvan como “disparadores” de siguientes procesos. Notificaciones, avisos, alertas son los procesos más habituales que se vinculan a este tipo de datos gestionados.

Por último y desde el punto de vista del cliente, disponer de un entorno donde el cliente puede ver sus contratos firmados, aquellos que puede utilizar para mejorar su servicio actual así como poder ver novedades ofrecidas en el portal y poder acceder a su contratación.

Evento online próximo jueves 19 de noviembre

Este conjunto de novedades serán compartidas en un evento online donde se realizará una demostración en directo de estas herramientas y se compartirá el caso de éxito de Natural Optics.

Para acceder al evento, sólo debe apuntar esta cita en su calendario y asistir al encuentro online. Este evento será totalmente práctico y dirigido a resolver dudas y poder demostrar en directo cómo se desarrollan este tipo de proyectos.