El despacho Ramells Ramoneda resuelve las principales dudas que surgen con respecto al funcionamiento de la firma electrónica en las áreas de Recursos Humanos y el uso de diferentes procedimientos en estos casos de uso

Se están produciendo cambios drásticos en los patrones de trabajo en todo el mundo y las consideraciones de salud pública en medio del brote de COVID-19 han llevado a casi todas las grandes empresas a implementar entornos de trabajo remoto. Como es normal, las empresas buscan continuar sus operaciones y estudian cómo adaptar los procesos que antes se daban por sentado, como puede ser la ejecución de contratos. Ante esta perspectiva, desde Ramells Ramoneda han querido aportar más información a esta área legal.

La ejecución del contrato es cómo un acuerdo de apretón de manos: se transforma en un acuerdo vinculante a nivel legar. Los abogados generalmente manejan la ejecución de contratos sin mucha discusión pero un proceso fluido de ejecución de contratos se basa en que la mayoría de las partes relevantes operen en condiciones normales, lo que puede no ser el caso en las circunstancias actuales en las que se encuentra la sociedad. Pero primero, entender como se realiza habitualmente un contrato:

Las partes indican su consentimiento a un contrato firmando manualmente en presencia de la contraparte y cada parte conserva una copia completamente ejecutada para sus registros. Este enfoque tiene el inconveniente de requerir que las contrapartes se reúnan en el mismo espacio físico o envíen copias físicas firmadas a distancia, lo que se ha vuelto particularmente problemático a medida que las transacciones comerciales se volvieron más globales.

La firma electrónica es legal en la Unión Europea y, por lo tanto, también en España. Se puede usar para firmar cualquier tipo de contrato que no se establezca una exigencia de forma en concreto. La ley que establece, regula y reconoce la legalidad de las firmas electrónicas en la Unión Europea es el Reglamento (UE) no 910/2014.

En su artículo 25, este reglamento también conocido como eIDAS, establece los efectos legales de las firmas electrónicas. Se estipula que "el efecto legal y la admisibilidad de una firma electrónica como prueba en el tribunal no se puede rechazar con el único motivo de que esta firma es en forma electrónica o que no cumple con los requisitos de una firma electrónica calificada”.

Para transacciones comerciales y financieras importantes, este enfoque ha sido reemplazado en los últimos años por un escaneo y envío por correo electrónico de una página con la firma para que se adhiera a un contrato una vez en su forma final. Las partes han llegado a confiar en la entrega por correo electrónico como garantía suficiente de la fidelidad de una página de firma a su supuesto autor, a pesar de los riesgos de fraude por correo electrónico. El enfoque de firmar y escanear facilita transacciones globales eficientes con la mínima carga logística de acceso al equipo común en la mayoría de las oficinas modernas: una impresora, un bolígrafo y un escáner.

Pero en algunos casos, ni siquiera se puede garantizar el acceso a estas herramientas rudimentarias, lo que crea desafíos para la ejecución de contratos comerciales y financieros.

¿Qué otras opciones existen para ejecutar debidamente un contrato sin estar presencialmente las partes firmantes?

Existen varias alternativas comunes a la firma manual, que incluyen, entre otras, la inserción una imagen de una firma manual, un firma mecanografiada o la firma vocal del documento mediante una simple llamada telefónica.

La inserción de una imagen de una firma manual en un documento se puede realizar a través de múltiples aplicaciones de edición de documentos, pero no requiere que un firmante confirme su identidad al aplicar la imagen de la firma.

Las firmas mecanografiadas implican que un firmante escriba su intención de estar obligado por un contrato por correo electrónico u otra plataforma de comunicación electrónica.

Con tan sólo una llamada o incluso en una videoconferencia es posible firmar un contrato con la voz. Todo esto hace que el proceso se simplifique y que sea mucho más sencillo y ágil, puesto que el usuario tan sólo necesita hablar para proceder a la firma del documento sin necesidad de requerir el uso de otros sistemas adicionales de verificación.

Los anteriores son ejemplos de "firma electrónica", que se define ampliamente para incluir cualquier "sonido electrónico, símbolo o proceso adjunto o asociado lógicamente con un registro y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el registro". Aunque las opciones para la firma electrónica están evolucionando rápidamente, ya que se presentan como una opción factible y sencilla en este momento con el fin de obtener opiniones legales de “debida ejecución”.

Sobre Ramells Ramoneda

El principio básico que sustenta su actividad es el de hacer más fácil al empresario/gerente la gestión de su organización. Se proponen como proveedores de soluciones en todos aquellos aspectos que, sin ser la actividad básica de una empresa, inciden en su correcto funcionamiento. Habitualmente son del ámbito fiscal, contable, laboral, control de gestión o mercantil, pero abarca todo aquello en lo que puedan ser eficaces.