Desde marzo de 2019 ya era obligatorio guardar un registro de la jornada laboral de los empleados ante una inspección de trabajo. Ahora el nuevo decreto ley aprobado el 22 de septiembre regula también el trabajo a distancia definiendo qué es el teletrabajo y qué consecuencias tiene para la empresa

Ya sea para el trabajo presencial o a distancia, contar con las herramientas tecnológicas eficientes para fichar en el trabajo es esencial para controlar y gestionar a la plantilla laboral así como para cumplir con las normativas vigentes.

Según la nueva ley se considera “trabajo a distancia” si se trata de un periodo de referencia de tres meses, o un mínimo del treinta por ciento de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo.

Los medios tecnológicos clásicos como el caso del lector de huella dactilar, muy común en muchas empresas, no debería de usarse al poder ser transmisor del virus covid-19 así como es inutil para aquellos trabajadores fuera del centro de trabajo de la empresa.

Para cubrir las necesidades actuales de organización del trabajo presencial y a distancia es necesario la digitalización de la empresa es necesario disponer de aplicaciones móviles, PC o de ordenador u online que permitan a la empresa y al trabajador adaptarse a las circunstancias actuales con los siguientes beneficios: flexibilidad horaria laboral, mayor control, conciliación familiar, etc.

Es primordial establecer una flexibilidad horaria para adaptar el trabajo a las necesidades de la empresa o de cada empleado pudiendo en el caso del teletrabajo combinar la conciliación laboral y familiar. En el caso del uso de una app para control laboral es importante que ambas partes puedan solicitar cambios en los horarios de la jornada laboral, en el caso de cualquier incidencia puedan añadir anotaciones al momento para comunicar la situación a la otra parte, por ejemplo del empleado al administrador de Recursos Humanos.

Estas aplicaciones permiten controlar desde cualquier lugar quién está trabajando y en qué proyecto lo está haciendo. Además disponen de unos reportes por proyectos para ver cuántas horas emplea cada empleado en el proyecto, que aportan un recurso extra como contador de horas laborales al administrador.

También se puede gestionar el calendario laboral de toda la plantilla remotamente y responder a las solicitudes de vacaciones, controlar las ausencias, bajas, etc. Así como vigilar que no se solapen los días de vacaciones de los empleados, reposo médico, bajas… y descargar toda esa información en PDF.

La nueva normativa hace hincapié en el derecho de desconexión digital lo que también permiten estas aplicaciones al contabilizar y reflejar las horas trabajadas y compensadas.

En ciertas circunstancias fichar en el trabajo desde el móvil con geolocalización aporta mayor información sobre la ubicación desde dónde se está realizando el trabajo. El uso de la app móvil, disponible en iPhone y en Android, proporciona al administrador un mapa con todas las ubicaciones de las entradas y las salidas del empleado, así como la opción de poder etiquetar las ubicaciones para ver la información de forma más intuitiva, además puede añadir un rango de metros como margen en las localizaciones.

También por seguridad se puede restringir los dispositivos móviles u ordenadores desde los cuales se permite fichar en el trabajo, obligando a usar un determinado dispositivo que ambas partes han decidido, por ejemplo el ordenador de la casa o el móvil de empresa.

Estas herramientas permiten fichar las horas de trabajo presenciales o a distancia desde móvil, web o aplicación de escritorio ofreciendo mayor flexibilidad, reducción de costes administrativos e informáticos, control de la información en tiempo real y desde cualquier lugar y sobretodo cumpliendo con las leyes vigentes actuales.